定边县人民政府办公室关于印发定边县村级档案管理实施细则的通知

定政办发〔200867



定边县人民政府办公室

关于印发定边县村级档案管理实施细则的通    

各乡镇人民政府,县政府各工作部门、直属机构:

   《定边县村级档案管理实施细则》已经县政府常务会议讨论通过,现予印发,请各乡镇结合实际,制订结合各自实际的管理办法,并严格执行。

OO八年五月三十日

定边县行政村档案管理实施细则

第一条  为了建立健全全县行政村档案工作,加强行政村档案的规范管理,更好地为行政村工作和社会主义新农村建设服务,根据《中华人民共和国村民委员会组织法》《中华人民共和国档案法》、《陕西省档案管理条例》及档案管理有关规定,结合我县实际,制定本细则。

第二条  本细则适用于本行政区域内行政村的档案管理工作。

第三条  本细则所称行政村档案是指行政村及其社会组织和个人在履行职能, 从事政治、经济、科学技术、文化教育、社会实践等活动中直接形成的对国家、集体和社会具有查考保存价值的文字、图表、账册、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。

第四条  县档案局负责全县行政村档案的行政管理工作,乡镇负责本乡镇各行政村档案工作的监督指导。

第五条  行政村应建立档案工作,所形成的档案实行集中统一管理,确保档案的齐全、完整、规范、安全和有效利用,凡列入归档范围的文件材料均应归档保存,任何组织和个人不得据为己有。

第六条  行政村档案工作应在村党支部、村委会领导下,明确一名领导分管,由村会计兼职档案员,负责本村各类档案收集、整理、归档、管理工作,并对村办企业或其它组织的档案进行监督指导。

第七条  各行政村应当配备适应档案工作需要的档案存放室、档案装具和有关设施设备。

第八条  每个行政村为一个立档单位,村党支部、村委会、村集体经济组织及其他组织所形成的全部档案为一个全宗,全宗各称由乡镇和行政村村名组成,档案原则上自行保管,方便利用;保管条件暂不具备的,其档案可由乡镇代管。

第九条  行政村应根据本细则制定档案分类大纲、归档范围、保管期限表,搞好文件材料的收集、整理、鉴定、归档、保管和利用工作。

第十条  文件材料归档的基本范围、档案分类及划定保管期限,按下列方法进行:

(一)文书档案 

1、党群类

1)本村党支部会议记录、年度工作计划、总结、责任书,重要的对外行文;支委的选举、改选、任免、分工;组织发展,年报表,党组织关系介绍信,党员名册;永久) 党员评议材料,党费收缴清单;(30年) 支委干部、党员的奖励、处分.(县级及以上奖励的永久、乡镇的30年,严重警告及以上处分的永久、警告的30年)

2)本村团支部、妇代会、民兵等群团组织的会议记录、年度工作计划、总结、责任书,成员名册;换届选举、任免材料;统计表等。(永久

3)本村在土改、镇反、四清、社教、文革等历次政治运动中形成的重要文件,阶级成分登记表、名册,纠正错划阶级成分登记表、名册,平反冤假错案落实政策的决定、综合材料。(永久)

(4)上级党委及其所属部门、群团组织下发的有关规章、制度、政策性文件。(30年) 

    2、村务类

1)本村村委会会议记录、发展规划、年度工作计划、总结目标责任书、重大决定;村委会换届选举,届中罢免、补选,分工;村组干部名册、工资、误工补贴、福利待遇和各类报销情况等文件材料;(永久) 本村、村组干部、家户、村民的奖励、处分。(县级及以上奖励的永久、乡镇的30年,严重警告及以上处分的永久、警告的30年)

2)本村经济合作组织、治保会、调解会等其他组织的会议记录、年度工作计划、总结、责任书,成员名册;换届选举、任免材料;统计表等。(永久)

3本村区划变动、地名更改、地界划分,村委会、村民小组的设置。(永久

4)本村民主选举、民主决策、民主管理、民主监督、村务公开等规章制度;村规民约,村民自治章程、条例;岗位职责,会议、学习、财务管理、审计等制度。(永久

5)本村人口、土地、经济社会发展等各类年报表。(永久)

6本村创建小康村、文明村、文明户、五好家庭,各类示范村、示范户等文件材料。(30年)

7本村办理户口、身份证、婚姻登记、人口迁移、收养赡养介绍信。(永久)

8本村军烈属、低保户、五保户、特困户、残疾人名册、审批材料和民政救济、救灾、优抚款物发放表册。(30年)    

9)本村所属房产、土地产权契据、财产清册、综合统计表册 ,使用权、所有权变更,财产、物资等交接凭证、统计台账等,村民建房、建墓用地及其他耕地占用呈报、审批,各个历史时期形成的土地房产证、林权证,水库、塘坝使用权证、界定图纸和登记表等。(永久)

(10)本村签订的土地(林场、牧场、果园)、房屋、资产和其他集体经济项目转让、承包、拍卖和评估等各类方案、合同、契约、协议书、责任书、会议记录等材料。(永久)

11)本村耕地、林地、草地占用和补偿,拆迁、移民补偿,退耕还林、还草补助,农机、种子、农资补贴等名册;国家投入的扶贫、农业综合开发、以工代赈资金使用的报告、表册(30

(12)本村社会治安综合治理、安全防范、民事调解、纠纷处理等文件材料(重要的永久,一般的10年)。

(13)本村教育、文化、卫生、计划生育等工作的文件材料(30年)。

(14)本村有关新型合作医疗、养老保险、社会保障等人员名册,各类统计表。(30年)

(15)本村自然灾害、抢险救灾、重建家园、环境保护等文件材料(重要的30年,一般的10年)。

(16本村各类抽样调查、普查材料(30) 

(17)本村的大事记、年鉴、村名、村史、村志、家谱、家史及著名人物手稿、日记等。(永久)

18)反映本村重要活动事件的剪报及报刊杂志登载的本村各种材料。(30年)

19)县级以上领导对本村视察、检查工作中形成的讲话,批示,重大事件处理等有关材料。(永久)

(20)各级政府制发的有关农业和农村工作的方针、政策性文件。(10年)

3、生产经营类

(1)本村经济(包括农、林、水、牧、副、渔,山、水、田、林、路,劳务输出、多种经营等)发展计划、规划、总结、统计报表。(永久)

(2)本村农业、工业、村集体经济、农村经济收入分配、效益统计、年报表村组田块亩分清册。(永久)

  (3)村办企业、联办企业、私营企业生产经营的合同、协议、名册及有关材料。(永久)

  (4)本村农税征收、粮油定购、义务工,村统筹,集体提留、收益分配、使用的规定、意见、表册。30年)

(5)本村基本农田保护、改造、小流域治理、水利建设等有关材料、统计表等。(30年)                

(6)现代农业经营、市场信息、订单、合同、契约等文字材料。(重要的30年,一般的10年)

(7)示范基地,种植、养殖专业户、科技示范户等生产经营、规模效益、典型事迹等文字和报表材料。(重要的30年,一般的10年)

(8)招商引资的意见书、考察论证、实施方案、选项、选址等重大经济活动文字、图纸材料。(重要的永久,一般的10年)

(9)其它有关生产经营方面的文件材料。(重要的永久,一般的10年)

(二)会计档案

1、会计财务年报;(永久) 现金出纳账、银行账;(25年) 会计总账、明细账;(15年) 会计凭证;(15年) 季、月份报表。(5年)

2、本村财务管理、财务公开、民主理财等会议记录、制度等文件材料。(重要的永久,一般的30年)

3、本村财务审计违规处理文件材料。(15年)

(三)科技档案(永久)

1、产品档案:本村产品,特别是名优特产品的科研试制、品牌、注册商标、专利等文字、图纸材料。

2、科研档案:本村研究开发、引进推广农业科研等活动中形成的计划、报告、课题立项、研究准备、研究试验总结、鉴定、成果报奖、推广应用、项目研究和管理的材料。

3、基本建设档案:本村建设总体规划、新农村建设规划、村镇布局规划、图样及说明书和公用建筑、水利设施、道路、桥梁、涵洞等工程的计划、立项、可行性研究、勘探测绘、设计、施工、竣工中形成的文字、图表、声像以及地下管网隐蔽工程材料。

4、设备仪器档案:本村购买、制造的农、林、水、牧等主要设备仪器的合同书、协议书、说明书、合格证、结构图、组装图、安装运行、维护和设备管理材料。

(四)声像档案(永久)

1、本村重大活动、重要事件、对外友好往来、县级以上领导人来村视察检查指导工作等各种重要的录音、录像带、照片、光盘。

2、本村发生自然灾害、重大事故等形成的照片、光盘。

3、本村旅游景点、人文景观、历史遗址照片。

4、本村荣获的各种奖状、奖杯、奖旗、证书等照片。

5、反映本村村史、村貌的照片。

(五)实物档案(永久)

1、县以上领导人、名人的题词、留言、书画、捐赠品。

2、荣誉奖状、奖杯、奖旗、证书。

3、废止印章、重要纪念品等实物。

(六)村民档案

1、家庭成员基本情况登记表,土地、房产证书(复印件),宅基地界划定图,经济状况及经济收入登记表,身份证明(复印件)、学历证明(复印件)、各种奖章、奖状、荣誉证书(复印件)、先进事迹、好人好事记录。(永久)

2、现役、复员、转业军人登记、军烈属优抚和五保户、低保户、贫困户、受灾户、残疾人救助及其它社会救济等文件材料。(30

3、村民农业各税、农民负担交纳,义务出工,计划生育、纠纷调解、违法处理等文件材料。(30

4、村民的拆迁补偿、移民安置、各种补贴、救灾救济、医疗保险、养老保险、合作医疗、最低保障的登记表、协议书、存根、审批表等文件材料。(30年)

5、村民与有关单位和个人签订的宅基地转让、土地转让等责任书、合同书、协议书。(永久)

6、村民家庭大型农机具、贵重家用电器、房屋等主要固定资产登记表。(30年)

7、村民赡养老人、教育子女、移风易俗、社会公德等方面的材料。(10年)。

8、村民其他有保存和利用价值的图表、照片、实物等。(30年)

第十一条  各类档案按下列规定进行整理与排列

(一)文书档案:按照“年度—问题—保管期限”进行整理。2000年(含)以前的原则上按卷整理,2000年(不含)以后的按件整理;归档文件按重要程度结合时间的先后顺序排列,一份文件正本在前、底稿在后,批复在前、请示在后,正件在前、附件在后;在一个全宗内,按年度、保管期限、类别(党群类、村务类、生产经营类)的顺序进行排列,每一类目按先本级文件再上级文件的方法进行排列。

(二)会计档案:按照“年度—类别—保管期限”进行整理,类别分财务报表、账簿、凭证和其他四类。

(三)科技档案:分为产品、科研、基本建设、设备档案四大类,产品档案按种类、科研档案按课题、基本建设档案按工程项目、设备档案按型号分别进行整理;每个大类内按单个项目(即一个产品、一个课题、一项工程、一台设备)的顺序排列编目,并保持其文件材料的系统性和完整性,便于满足用户利用的要求。

(四)声像档案:按照“载体—年度—问题” 进行整理,载体分照片、录音带、录像带、光盘、磁盘等,按时间顺序进行排列,每年度各自编一个流水号;或按载体跨年度整理。

(五)实物档案:按照荣誉性实物、废止印章、题词书画、名优产品分类整理,各自按时间顺序排列,分别跨年度按一个大流水号编号。

(六)村民档案:按村民小组顺序,以户为单位排列,按一人一表或一册、一户一袋或一盒进行整理。

第十二条  文件材料的归档时间

(一)文书材料于次年三月底前整理归档;

(二)会计报表、账簿、凭证等由会计人员在年终结账后整理归档;

(三)基本建设文件材料在项目竣工后三个月,由工程主管人员向档案管理人员移交归档;

(四)设备文件材料在设备、仪器购进启箱时,由主管人员将全套随机文件及开箱机文件及开箱记录、安装调试材料及时交档案管理人员统一归档;

(五)照片由拍摄者洗印完毕后将有保存价值的照片、底片及其说明,在报账时一并向档案管理人员移交归档;录音、录像、光盘等由负责筹办此项工作人员在活动结束一月内向档案管理人员移交归档;

(六)其它门类和载体的文件,按县、乡档案部门有关规定及时向档案管理人员移交归档;

第十三条  归档文件质量基本要求

(一)案卷应符合组卷原则,按文件材料内在联系和其它特征,区分文件材料的保管期限和类别,分别组成案卷。

(二)案卷封面填写准确、齐全,题名要简明确切,标明责任者、问题、名称,能揭示卷内文件内容。

(三)卷内文件排列有序,凡有文字、印章等信息的页面均应编写页号。

(四)卷内文件目录、归档文件目录、案卷目录填写清楚、准确。

(五)卷内备考表填写真实、清楚。

(六)保管期限划分准确。

(七)案卷装订结实、整齐,卷内无金属物

第十四条  行政村应编制适应档案提供利用需要的检索工具,主要编制文书档案案卷目录、归档文件目录、会计档案目录、科技档案分类目录、声像实物档案目录、村民档案目录等。

第十五条  有条件的行政村应编写本村大事记、机构沿革、重要数字汇编、名优特产品介绍等编研资料。

第十六条  行政村应建立档案查阅登记和利用效果登记簿,每年向乡镇档案室报送查档典型事例。

第十七条  行政村档案的鉴定、销毁工作,由乡镇党政办负责人、乡镇档案室专职档案员、行政村领导、兼职档案员组成鉴定、销毁小组负责进行,必要时可邀请县档案局业务人员参加,对需要销毁的档案进行逐卷、逐件登记造册,报乡镇领导人审批,由两人以上监销。登记表一式两份分别归入乡镇、行政村全宗卷永久保存。

第十八条  行政村应依法建立整理归档、档案保管、档案查阅利用、保密、档案移交、鉴定销毁、管理人员职责等制度并上墙。

第十九条  在农业生产中属于保密和控制使用的新工艺、新材料、名优特产品生产配方、优良品种等档案,应按国家有关保密的法律、法规进行管理,档案管理人员不得擅自提供和泄露其内容。

第二十条  档案的移交要按照档案的去向分别编制移交目录,办理移交手续。村志、村史、组织沿革、大事记等编研资料随同档案一并移交。基本建设档案、设备档案随其实体一并移交。

第二十一条  鼓励个人将其所持有的史志、家史、家谱及名人手迹、手搞等珍贵历史资料向有关档案室(馆)捐赠或者寄存。

第二十二条  档案行政管理部门、乡(镇)人民政府、村民委员会应当对以下行为给予表彰和奖励。

(一)在档案的管理、提供利用方面做出突出成绩的;

(二)将重要或者珍贵的档案资料捐赠给国家和集体的;

(三)同违反档案管理法律法规行为作斗争表现突出的。

第二十三条  违反本细则应及时制止,有下列行为之一的,由档案行政管理部门视情节轻重,对有关村或相关责任人员依法给予处罚,构成犯罪的,交由司法机关依法追究刑事责任:

(一)涂改、伪造档案的;

(二)偷窃、丢失、损毁、污损档案和拆卷、抽页的;

(三)不按归档范围、归档时间等有关规定管理档案的;

(四)不按有关规定移交和接收档案的;

(五)擅自提供、抄录属于保密档案的;

(六)对在档案管理中发生事故隐瞒不报的;

(七)擅自销毁档案的;

(八)明知所保存的档案面临危险而不采取保护措施,造成档案损失的。

第二十四条  当事人对行政处罚决定不服的,可依法申请行政复议或向人民法院起诉;对逾期不申请复议、不起诉,又不履行处罚决定的,作出处罚决定的机关可申请人民法院强制执行。

第二十五条  本细则由定边县档案局负责解释。

第二十六条  本细则自下发之日起执行。